Privacybeleid

De NOVAGRAAF GROUP ("NOVAGRAAF") is een internationaal advocatenkantoor dat advies verstrekt op het gebied van intellectuele eigendom (IE). NOVAGRAAF bestaat uit een netwerk van filialen in België, Frankrijk, Nederland, het Verenigd Koninkrijk, Zwitserland, Japan, Hong Kong en de Verenigde Staten. Klik hier voor meer details over hoe u contact kunt opnemen met onze kantoren in uw rechtsgebied.

Novagraaf is zorgvuldig om uw privacy te beschermen en de persoonlijke gegevens die het van u verzamelt en verwerkt strikt vertrouwelijk te behandelen.

Daartoe houdt NOVAGRAAF zich aan de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming, in het bijzonder de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming, Verordening nr. 2016/679 van 27 april 2016 (GDPR).

Dit privacybeleid ("privacybeleid") is bedoeld om de betrokkenen duidelijke, eenvoudige en volledige informatie te geven over hoe NOVAGRAAF, als verantwoordelijke voor de verwerking, uw persoonsgegevens ("persoonsgegevens") verzamelt en gebruikt, en over de middelen die u ter beschikking staan om dat gebruik te controleren en uw rechten met betrekking tot die gegevens uit te oefenen.

Het privacybeleid beschrijft in het bijzonder hoe NOVAGRAAF uw persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in het kader van uw bezoeken aan onze website of andere uitwisselingen met ons per e-mail of per post, in het kader van de uitoefening van onze rol als vertegenwoordiger of raadsman in de IE, en in het kader van onze zakelijke relaties met onze cliënten of collega-beroepsbeoefenaars, of in het kader van alle andere gelegenheden waarbij u uw persoonsgegevens aan NOVAGRAAF meedeelt, met name wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief of tijdens professionele evenementen.

  • 1. Verzameling van uw persoonlijke gegevens
  • 2. Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens
  • 3. Delen van persoonsgegevens
  • 4. Beveiliging van uw persoonlijke gegevens
  • 5. Uw rechten
  • 6. Neem contact met ons op
  • 7. Wijzigingen in dit beleid

1. Verzameling van uw persoonlijke gegevens

NOVAGRAAF kan genoodzaakt zijn uw persoonsgegevens te verzamelen door rechtstreeks met u in contact te treden:

  • Wanneer u contact met ons opneemt, via onze website of per e-mail of brief, om een dienst of advies te vragen;
  • Wanneer u zich abonneert op onze nieuwsbrief, via onze website;
  • Wanneer u naar onze kantoren komt of deelneemt aan evenementen georganiseerd door NOVAGRAAF of andere professionele evenementen;
  • Wanneer ons speculatieve sollicitaties of antwoorden op vacatures worden toegezonden.

Wij verzamelen en verwerken ook dagelijks persoonsgegevens in het kader van onze adviesactiviteiten en zakelijke relaties met onze cliënten en professionele collega's. Deze verklaring is niet van toepassing op werknemers van NOVAGRAAF.

NOVAGRAAF verzamelt geen persoonsgegevens in de speciale categorieën die worden genoemd in artikel 9, lid 1, van de GDPR, d.w.z. persoonsgegevens waaruit de raciale of etnische afkomst, de politieke opvattingen, de godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuiging, of het lidmaatschap van een vakvereniging blijkt, en de verwerking van genetische gegevens, biometrische gegevens om een natuurlijke persoon eenduidig te kunnen identificeren, gegevens over gezondheid of gegevens over het seksuele leven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon.

De persoonsgegevens die wij verzamelen zijn:

  • Titel;
  • Achternaam;
  • Voornaam;
  • Functie;
  • Telefoonnummer;
  • Faxnummer;
  • Emailadres;
  • Postadres;
  • Betalingsgerelateerde details;
  • Gegevens opgenomen in CV's.

NOVAGRAAF houdt zich aan de beginselen van "gegevensminimalisering", "gegevensbescherming door ontwerp" en "gegevensbescherming door verzuim". Wij verzamelen alleen informatie die relevant, passend en beperkt is tot wat noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor zij wordt verwerkt.

U bent vrij om sommige of al uw persoonsgegevens al dan niet te verstrekken. De persoonsgegevens die u verkiest niet te verstrekken, kunnen echter uw toegang tot bepaalde door NOVAGRAAF aangeboden producten of diensten beperken.

2. Het doel van de verwerking van uw persoonsgegevens

De door NOVAGRAAF verzamelde persoonsgegevens ondergaan een geautomatiseerde verwerking die bestemd is voor het beheer van uw verzoek en voor de opvolging ervan. De ontvangers van de gegevens zijn de personen die belast zijn met de ontvangst van de verzoeken die via de website van NOVAGRAAF aan u worden gericht, en de personen die het best in staat zijn om aan uw verzoek te voldoen, afhankelijk van het soort verzoek.

NOVAGRAAF verwerkt uw persoonsgegevens in de situaties die zijn toegestaan door de toepasselijke regelgeving, voor een aantal van de volgende doeleinden:

  • Voor de uitvoering van een overeenkomst die u met NOVAGRAAF heeft gesloten. Bijvoorbeeld: NOVAGRAAF voert uw gegevens in de database in zodat een merk, model of octrooi kan worden geregistreerd of zodat wij namens u met een derde partij kunnen onderhandelen;
  • Wanneer u NOVAGRAAF een vraag stelt via het contactformulier op onze website, met het oog op de beantwoording van die vraag;
  • Indien u zich heeft ingeschreven voor onze nieuwsbrief ("Perspectieven"), om u de NOVAGRAAF-nieuwsbrief toe te zenden;
  • Als u reageert op een personeelsadvertentie of een speculatieve sollicitatie stuurt, zodat NOVAGRAAF u kan antwoorden en deze gegevens eventueel kan hergebruiken in het kader van de aanwervingsprocedure;
  • Wanneer u zich inschrijft voor een seminar of evenement, zodat u op de hoogte kunt worden gehouden van seminars of evenementen (zowel vooraf als achteraf);
  • Om u uit te nodigen deel te nemen aan klantentevredenheidsenquêtes van NOVAGRAAF, teneinde onze diensten te verbeteren;
  • Als je een verzoek hebt, om het te behandelen;
  • Om te voldoen aan de wettelijke en reglementaire verplichtingen van NOVAGRAAF.

Diensten van derden

  • Om het zakelijk gebruik van onze website te meten, maken wij gebruik van de dienst Leadinfo uit Rotterdam, Nederland. Deze dienst toont ons bedrijfsnamen en adressen op basis van IP-adressen van onze bezoekers. Het IP-adres wordt niet geregistreerd.
  • Om te reageren op vragen en om onze e-mails en nieuwsbrief te versturen, gebruiken we Salesforce's Pardot B2B marketingautomatiseringssysteem.
  • Om inzicht te krijgen en de functionaliteit van onze website te verbeteren, alsmede voor marketingmeetdoeleinden, maken wij gebruik van Google Analytics, Data Studio, Tag Manager en Search Console.

NOVAGRAAF garandeert dat uw gegevens rechtmatig zullen worden verwerkt in overeenstemming met de vereisten opgesomd in artikel 6 GDPR. Volgens dat artikel is de verwerking van persoonsgegevens rechtmatig voor zover aan een van de volgende vereisten is voldaan:

  • De verwerking is noodzakelijk voor de sluiting of uitvoering van een overeenkomst met NOVAGRAAF
    NOVAGRAAF verwerkt uw persoonsgegevens zodat zij een met u gesloten overeenkomst kan uitvoeren. NOVAGRAAF verwerkt uw persoonsgegevens ook vóór het sluiten van een overeenkomst, zodat de contractuele relatie kan worden aangegaan. In het bijzonder verwerkt NOVAGRAAF uw persoonsgegevens om te reageren op vragen en informatieverzoeken, ontvangen via het contactformulier van onze website of per e-mail, in verband met onze diensten, om u te registreren als klant, om u desgevraagd specifieke aanbiedingen te doen, om uw betalingsgegevens te verwerken, of om te reageren op speculatieve sollicitaties of sollicitaties voor tewerkstelling te verwerken. 
     
  • Gerechtvaardigde belangen nagestreefd door NOVAGRAAF of een derdeNOVAGRAAF
    verwerkt uw persoonsgegevens om haar gerechtvaardigde belangen of de gerechtvaardigde belangen van derden na te streven. In het bijzonder verwerkt NOVAGRAAF uw persoonsgegevens wanneer tussen NOVAGRAAF en u een cliëntenrelatie tot stand is gekomen, om deze relatie te beheren en te ontwikkelen. Dit omvat het verlenen van juridische en administratieve diensten en alle andere diensten die nodig zijn voor de uitvoering van deze relatie. Dit omvat ook het communiceren met u om u op de hoogte te houden van de laatste bedrijfsontwikkelingen, nieuws en andere informatie over de diensten, evenementen en andere activiteiten van NOVAGRAAF, om u uit te nodigen deel te nemen aan klanttevredenheidsonderzoeken, om u onze nieuwsbrief toe te zenden, alsmede andere incidentele promotionele informatie. Op basis van het gerechtvaardigd belang van NOVAGRAAF verwerken wij ook uw persoonsgegevens om de toegang tot onze gebouwen te beheren en voor veiligheidsdoeleinden
    .
  • De betrokkene stemt ermee in dat NOVAGRAAF zijn of haar persoonsgegevens verwerktIn
    specifieke gevallen is de verwerking van persoonsgegevens alleen toegestaan indien u NOVAGRAAF daarvoor toestemming heeft gegeven. U kunt uw toestemming te allen tijde intrekken. Wanneer toestemming vereist is, zal NOVAGRAAF u alleen marketinggerelateerde informatie sturen nadat u ervoor gekozen heeft deze communicatie te ontvangen. Bovendien zal NOVAGRAAF ervoor zorgen dat het u de mogelijkheid biedt om deze communicatie op elk gewenst moment te beëindigen
    .
  • Naleving van de wettelijke verplichtingen van NOVAGRAAFNOVAGRAAF
    verwerkt persoonsgegevens om te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen. Deze wettelijke verplichtingen zijn vastgelegd in nationale en/of internationale wetgeving en in nationale regels uitgevaardigd door de bevoegde nationale toezichthoudende autoriteiten en kunnen bestaan uit het bijhouden van registers, nalevingscontroles, of screening en registratie voor fiscale, sociale of veiligheidsdoeleinden.

3. Delen van persoonsgegevens

Als wereldwijd advocatenkantoor kan NOVAGRAAF de persoonsgegevens die het via zijn website verzamelt, intern delen met zijn kantoren in België, Frankrijk, Nederland, Zwitserland, het Verenigd Koninkrijk, Japan, Hong Kong en de Verenigde Staten.

NOVAGRAAF kan gebruik maken van de diensten van derden om ons te ondersteunen bij bepaalde taken, zoals technische ondersteuning via internet of marketingautomatisering. Om dit te kunnen doen, kunnen wij uw gegevens ook delen met onze externe dienstverleners, zodat zij namens ons diensten kunnen uitvoeren.

NOVAGRAAF maakt gebruik van dienstverleners (bijv. vertalers, ontwerpers, ontwikkelaars van websites, enz.) die mogelijk ook de persoonsgegevens moeten verwerken die strikt noodzakelijk zijn voor de uitvoering van de diensten die wij van hen vragen (opdracht, elektronische en postverspreiding, logistiek, enz.)

NOVAGRAAF verkoopt, verhuurt, deelt of draagt uw persoonlijke gegevens niet op andere wijze over aan derden.

4. Beveiliging van uw persoonlijke gegevens

NOVAGRAAF draagt zorg voor de bescherming en beveiliging van uw persoonsgegevens om te waarborgen dat deze vertrouwelijk blijven en om te voorkomen dat deze worden vervormd, beschadigd, vernietigd of aan onbevoegde derden worden verstrekt.

Volgens de toepasselijke Europese regels zal NOVAGRAAF, wanneer een inbreuk in verband met persoonsgegevens wordt vastgesteld die een hoog risico voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen kan inhouden, deze inbreuk melden aan de bevoegde nationale toezichthoudende autoriteit en, indien de Europese regels dat vereisen, aan de betrokkenen (individueel of collectief, afhankelijk van de omstandigheden).

NOVAGRAAF bewaart uw persoonsgegevens gedurende de tijd die nodig is om de overeengekomen doeleinden te bereiken, behoudens haar wettelijke rechten om bepaalde gegevens te archiveren, haar verplichtingen om bepaalde gegevens te bewaren en/of het feit dat zij gegevens kan anonimiseren.

Bovendien kan de website van het kantoor links bevatten naar websites van derden die voor u interessant kunnen zijn. NOVAGRAAF heeft geen zeggenschap over de inhoud van die websites van derden of over wat die derden met de eventueel door hen verzamelde persoonsgegevens doen. NOVAGRAAF kan derhalve niet aansprakelijk worden gesteld voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze derden, die niet onder de privacyverklaring valt. U bent zelf verantwoordelijk voor het informeren naar het beleid inzake gegevensbescherming van deze derden.

5. Uw rechten

Krachtens Verordening (EU) nr. 2016/679 van 27 april 2016, vanaf het moment dat deze in werking treedt op 25 mei 2018, heeft u rechten op toegang, wijziging, verzet en wissing over informatie die over u gaat, en het recht om deze informatie te kennen en te ontvangen. U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@novagraaf.com of te schrijven naar

Novagraaf Nederland B.V.
Postbus 22722 1100 DE AMSTERDAM

in de onderwerpregel van de e-mail of brief "Persoonsrechten" te vermelden en een kopie van uw identiteitsbewijs bij te voegen. U kunt ook bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens en tegen het gebruik van uw gegevens voor marketingdoeleinden.

NOVAGRAAF verbindt zich ertoe zo snel mogelijk en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek te antwoorden.

Indien nodig kan deze termijn met twee maanden worden verlengd, rekening houdend met het aantal en de complexiteit van de aan NOVAGRAAF toegezonden verzoeken. In dat geval wordt u van die verlenging en van de redenen daarvoor in kennis gesteld.

Indien NOVAGRAAF geen gevolg geeft aan uw verzoek, zal zij u de redenen daarvoor meedelen en heeft u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en/of een gerechtelijke procedure in te leiden.

  • Recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens

NOVAGRAAF streeft ernaar u beknopte, begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie in duidelijke en eenvoudige bewoordingen te verstrekken over de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verwerkt.

  • Recht op toegang tot, rectificatie en wissing van uw persoonsgegevens

Het recht van toegang geeft u de mogelijkheid om van NOVAGRAAF bevestiging te krijgen dat uw persoonsgegevens al dan niet worden verwerkt, en indien dit wel het geval is, om deze in te zien of er een kopie van te krijgen.

U hebt ook het recht om uw persoonsgegevens door NOVAGRAAF te laten verbeteren, binnen de 30 dagen.

Ten slotte hebt u, behoudens de uitzonderingen krachtens het toepasselijke recht (bv. bewaring van gegevens die nodig zijn om aan een wettelijke verplichting te voldoen), het recht NOVAGRAAF te verzoeken uw persoonsgegevens zo spoedig mogelijk te wissen, wanneer een van de volgende gronden van toepassing is:

  • Uw persoonsgegevens zijn niet langer nodig voor de doeleinden waarvoor zij werden verzameld of anderszins verwerkt;
  • U wenst uw toestemming in te trekken wanneer die toestemming de grondslag was voor de verwerking van uw persoonsgegevens en er geen andere grondslag is die deze verwerking rechtvaardigt;
  • u van mening bent en kunt aantonen dat uw persoonsgegevens onrechtmatig zijn verwerkt;
  • Uw persoonsgegevens moeten worden gewist op grond van een wettelijke verplichting.
  • Recht op de overdraagbaarheid van persoonsgegevens

Wanneer de verwerking op uw toestemming of op een overeenkomst berust, biedt het recht van overdraagbaarheid u de mogelijkheid de door u aan NOVAGRAAF verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerd, algemeen gebruikt formaat te ontvangen en deze gegevens zonder belemmering van NOVAGRAAF aan een andere voor de verwerking verantwoordelijke over te dragen.

Indien dit technisch mogelijk is, kunt u verzoeken dat deze persoonsgegevens rechtstreeks door NOVAGRAAF aan een andere verantwoordelijke voor de verwerking worden doorgegeven.

  • Recht om toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens in te trekken

Wanneer NOVAGRAAF uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, kunt u die toestemming te allen tijde intrekken door gebruik te maken van de middelen die u daartoe ter beschikking worden gesteld. Volgens het toepasselijke recht heeft de intrekking van uw toestemming echter geen terugwerkende kracht en kan zij dus geen invloed hebben op de rechtmatigheid van de verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

  • Recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit

Indien u, ondanks de inspanningen van NOVAGRAAF om uw persoonsgegevens vertrouwelijk te houden, van mening bent dat uw rechten niet zijn geëerbiedigd, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit. U vindt een lijst van toezichthoudende autoriteiten op de website van de Europese Commissie.

6. Neem contact met ons op

Als u vragen hebt of meer informatie wenst over het verzamelen of verwerken van uw persoonsgegevens door NOVAGRAAF, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen via het contactformulier of door ons te schrijven op info@novagraaf.com.

7. Wijzigingen in dit beleid

NOVAGRAAF behoudt zich het recht voor haar beleid inzake vertrouwelijkheid en bescherming van persoonsgegevens te wijzigen. De meest recente versie vindt u op deze pagina. Wij raden u aan regelmatig op deze pagina te kijken om er zeker van te zijn dat u nog steeds tevreden bent met ons vertrouwelijkheidsbeleid. De laatste versie werd bijgewerkt op 20 maart 2022.

Voor meer informatie neem gerust contact met ons op.

Neem contact met ons op