Een IP-strategie voor domeinnamen

Domeinnamen spelen een belangrijke rol in de verkoop- en marketingactiviteiten van elke organisatie. IP-implicaties van het registreren en beheren van online kanalen kunnen echter gemakkelijk over het hoofd worden gezien, vooral als de verantwoordelijkheid buiten de IP-afdeling ligt bijvoorbeeld bij marketing- en/of IT-teams. Wij zetten hieronder een aantal aandachtspunten uiteen waarmee rekening moet worden gehouden bij het in lijn brengen van van domeinnaamregistraties met merkrechten.

Vorige maand schreven wij over de noodzaak om merkenportefeuilles te controleren op waarde en efficiënt beheer om ervoor te zorgen dat de IE-portefeuille van uw organisatie uw huidige en toekomstige bedrijfsstrategie nauwkeurig weerspiegelt en ondersteunt. Merkrechten zijn echter niet beperkt tot de branding die in de fysieke wereld wordt gebruikt; bedrijfs- en productnamen moeten ook proactief worden beschermd op het web.

Gezien de grote rol die het internet in ons dagelijks leven speelt, is gericht domeinnaambeheer net zo belangrijk voor succes als online merkbeschermingsstrategieën. Door gelijksoortige IP-beheer- en beschermingsstrategieën toe te passen als die voor handelsmerken online worden gebruikt, kan een proactief beheer van bedrijfsdomeinnaamportefeuilles worden vergemakkelijkt.

Begin met 'wat'

Zoals IE-professionals al weten, is zorgvuldige planning van cruciaal belang als het gaat om de registratie en voortdurende bescherming van de immateriële activa van een bedrijf of organisatie. Toch zijn er maar weinig bedrijven die een duidelijke en consistente strategie hebben voor het registreren en vernieuwen van domeinnamen. In die zin zou de eerste stap voor elke organisatie moeten zijn om te beoordelen wat er al geregistreerd is in het licht van de merkenportefeuille van het bedrijf, .bijvoorbeeld door registraties van domeinnamen te koppelen aan merk- en productlijnen en te beoordelen of:

• de domeinnamen een accurate weergave zijn van de merknamen en bijbehorende handelsmerkregistraties;
• er hiaten zijn in de dekking (bijv. kernmerken, productlijnen of handelsmerken die geen daarmee corresponderende domeinnaamregistraties hebben);
• worden domeinnaamregistraties gehandhaafd voor producten of handelsmerken die niet langer in gebruik zijn (waarbij niet mag worden vergeten dat er goede redenen kunnen zijn om dit te doen); en
• er consistentie is in de registers die worden gebruikt om de domeinnamen van het bedrijf te registreren (bijvoorbeeld in termen van de keuze tussen top-level (gTLD) of country-code (ccTLD) registraties).

Overweeg 'waar'

Stel vervolgens een hiërarchie op van registraties of potentiële registraties. Uw bedrijfsnaam moet bovenaan staan, gevolgd door uw belangrijkste merk en product-/dienstnamen, en vervolgens secundaire of minder bekende merken. Daarbij moet u overwegen:

• toepasselijke extensies, d.w.z .gTLD's, ccTLD's en de reeks "nieuwe" gTLD's, zoals geografische (bijvoorbeeld. .Amsterdam) en sectorgerichte extensies (bijvoorbeeld .shop);
• defensieve registraties; bijvoorbeeld voor veelvoorkomende spelfouten van uw bedrijfs- of merknaam, of termen/merken/slogans waarmee u vaak wordt geassocieerd; en
• eenmalige registraties (bv. in verband met een nieuwe productlancering of marketingcampagne).

Denk na over 'hoe'

Een enkele domeinnaamregistratie vormt geen grote kostenpost, maar als u alle domeinnamen bij elkaar optelt, kan het kostenplaatje er anders uitzien. Aan de andere kant kunnen de tijd en kosten van het vervolgen van derden voor inbreukacties aanzienlijk zijn, evenals het verlies aan inkomsten en reputatie als gevolg van het ongestoord doorgaan met de handel op sites met een inbreukmakende domeinnaam. 

Overweeg uw domeinnaamportefeuille te centraliseren zoals u dat ook met uw andere IE-activa zou doen, om daarmee een duidelijk beeld van uw portefeuille te krijgen. Dit kan worden gedaan door: 

• de dossiers op één centrale plaats te bewaren met duidelijke beheersverantwoordelijkheden; 
• duidelijke processen in te voeren voor registratie, toezicht op en handhaving van domeinnamen; en 
• regelmatig na te gaan of de geregistreerde en bijgehouden portefeuille in overeenstemming is met uw merkenportefeuille en bredere bedrijfsactiviteiten.

Het doel van de laatste stap is om een duidelijke strategie voor de organisatie op te stellen waarin doelen en resultaten steeds voor het komende jaar worden vastgelegd en prioriteiten voor actie worden vastgesteld waar kwetsbare punten kunnen worden geconstateerd.

Het belang van domeinnaambewaking

Tegenwoordig moet elk bedrijf actief controleren op inbreukmakende activiteiten online (waaronder namaak, cybersquatting en lookalike sites). Het implementeren van een domeinnaambewakingsproces als onderdeel van, of naast, uw bredere online merkbescherming zal u helpen om de belangrijkste rechten te bewaken en om een verdedigingsstrategie te ontwerpen voor het prioriteren van actie. 

Wij raden aan dit in twee delen te benaderen:

• In deel 1 wordt bepaald welke domeinnamen nodig zijn om een consistente en effectieve onlineaanwezigheid te bereiken, en welke beslissingen moeten worden genomen over het opgeven van verouderde registraties en het verwerven van nieuwe.
• In deel 2 wordt de toekomstige verdedigingsstrategie van de onderneming uiteengezet en worden richtsnoeren gegeven voor de toekomstige besluitvorming in het licht van veel voorkomende inbreuken. Bijvoorbeeld, welke domeinnamen moeten worden bewaakt en welke actie moet worden ondernomen wanneer inbreuk wordt vastgesteld; bijvoorbeeld, moet u 'negeren', 'bewaken', 'terugkopen', 'staken en beëindigen', 'UDRP-actie ondernemen', enzovoort.

U kunt u ook overwegen om een (wereldwijde of gelokaliseerde) domeinnaam monitoring service in te schakelen. Novagraaf biedt deze dienst aan met naar keuze ook voorzien van juridisch advies en biedt aanvullende begeleiding met pragmatische opties voor corrigerende acties.

Voor meer informatie over Novagraaf's domeinnaam management diensten, inclusief auditing en domeinnaam management technologie, kunt u contact opnemen met uw Novagraaf consultant of neem hieronder contact met ons op.