Een update over mondelinge procedures bij het Europees Octrooibureau

Afgelopen juli heeft de Uitgebreide kamer van beroep van het EOB besluit G1/21 uitgevaardigd, dat mondelinge procedures voor de kamers van beroep via videoconferentie toestaat tijdens een algemene spoedprocedure, zelfs als niet alle partijen daarvoor toestemming hebben gegeven. Cyrille Poindron zet uiteen wat dit in de praktijk betekent. 

Het Europees Octrooiverdrag (EOV) voorziet uitdrukkelijk in mondelinge procedures indien het Europees Octrooibureau (EOB) dit nuttig acht, of op verzoek van een van de partijen. In feite is het voor die partijen vaak de laatste mogelijkheid om een zaak in onderzoek, oppositie of beroep te bespreken vóór de beslissing waarmee de procedure wordt afgesloten. De mondelinge behandeling wordt dan ook bijna altijd uit voorzorg aangevraagd, met name wanneer een ongunstige beslissing wordt verwacht.

Sinds het begin van het Europees octrooi (EP) in de jaren tachtig werd de mondelinge procedure gehouden in de gebouwen van het EOB (München, Den Haag of Berlijn). Dankzij de technologische vooruitgang wordt de mondelinge behandeling sinds enkele jaren, op verzoek van de partijen, tijdens de onderzoeksprocedure gehouden in de vorm van videoconferenties.

Als gevolg van de COVID-19 pandemie zijn mondelinge procedures per videoconferentie de norm geworden, zowel bij het onderzoek als bij de oppositie of het beroep, om de beslissingen niet te vertragen. In sommige gevallen hebben partijen echter verzocht om de mondelinge behandeling in persoon te mogen voortzetten, zelfs indien dit betekent dat de datum moet worden verschoven wegens de opgelegde reisbeperkingen. Deze verzoeken om de videoconferentie uit te stellen en aan te vechten hebben de Uitgebreide kamer van beroep ertoe gebracht zich te buigen over de volgende vraag: is een mondelinge procedure per videoconferentie verenigbaar met het Europees Octrooiverdrag (EOV), zelfs indien niet alle partijen het daarmee eens zijn?

Is videoconferentie een keuze of een verplichting?

Het eerste antwoord werd in juli vorig jaar gepubliceerd en kan als volgt worden samengevat: "In gevallen van algemeen spoedeisend belang is een mondelinge procedure voor de kamers van beroep in de vorm van een videoconferentie verenigbaar met het EOV, ook al hebben niet alle partijen hun toestemming gegeven."

De volledige beslissing, die eind oktober werd gepubliceerd, is interessant om te lezen en biedt een aantal aanvullende inzichten.

Ten eerste is het duidelijk dat de Uitgebreide kamer van beroep haar antwoord heeft beperkt tot de beroepsprocedure, aangezien alleen dit antwoord nodig is om de kamer van beroep die de vraag heeft gesteld, in staat te stellen uitspraak te doen in haar zaak.

Voorts stelt de Uitgebreide kamer van beroep dat de term "mondelinge behandeling" niet beperkt is tot een persoonlijke behandeling. Het volstaat veeleer dat men zich mondeling kan uitdrukken, ook al bestond er bij de inwerkingtreding van het artikel betreffende de mondelinge behandeling geen alternatief voor een mondelinge behandeling.

Ten tweede heeft de Uitgebreide kamer van beroep onderzocht of videoconferenties gelijkwaardig zijn aan persoonlijke ontmoetingen en geconcludeerd dat dit niet het geval is. Ook al kan men bijvoorbeeld niet dezelfde betrokkenheid hebben of dezelfde interpretatie van lichaamstaal hebben, videoconferenties stellen iemand in staat zijn zaak mondeling toe te lichten en maken het mogelijk het recht te worden gehoord te eerbiedigen.

De Uitgebreide kamer van beroep gaat verder met de vraag of een partij werkelijk een "recht op een persoonlijke procedure" heeft. Het is interessant op te merken dat de Uitgebreide kamer van beroep van mening is dat een persoonlijke procedure de optimale manier is en blijft om een mondelinge procedure te voeren, en derhalve de "gouden regel" vormt. 

Bijgevolg moeten er goede redenen zijn om een partij deze gouden regel te ontnemen, en de pandemie en de reisbeperkingen zijn een reden die in deze categorie moet worden ondergebracht. Anderzijds mogen de beschikbaarheid van zalen, tolken en zelfs de efficiëntiewinst in verband met videoconferenties niet in aanmerking worden genomen om een face-to-face-procedure te weigeren.

De Uitgebreide kamer van beroep heeft tot slot de situatie in de Europese landen bekeken en opgemerkt dat in sommige staten videoconferenties afhankelijk kunnen worden gesteld van de toestemming van de partijen, of kunnen worden opgelegd zonder de toestemming van de partijen. In het algemeen merkte het echter op dat er een algemene terughoudendheid bestaat om deze vorm op te leggen. Bijgevolg heeft de Uitgebreide kamer van beroep haar beslissing beperkt tot situaties van algemene urgentie.

Met andere woorden, videoconferenties in beroepsprocedures zullen alleen worden opgelegd in perioden van algemeen spoedeisend belang en mondelinge procedures in persoon blijven de norm.

Voor meer informatie over mondelinge procedures bij het EOB of voor vragen en bijstand inzake Europese octrooien in het algemeen, kunt u contact opnemen met uw Novagraaf consultant.

Cyrille Poindron is directeur van Novagraaf's Mechanical & Process Department en is gevestigd in Genève.