Geef uw IE-portefeuille een nieuwe start met een merkenaudit

Door uw merkenportefeuille nu grondig door te lichten, staan zowel uw IE-rechten als uw bedrijf er het komende jaar sterk voor. 

Veel bedrijven schatten de positie en relatieve waarde van hun IE-portefeuilles alleen in op basis van de omvang. Die IE-rechten zullen echter aanzienlijk minder waard zijn als geen rekening wordt gehouden met een aantal controles en zekerheden. Wij zijn van mening dat veel bedrijven hun uitgaven voor intellectuele-eigendomsrechten kunnen beperken en de kracht van hun rechten kunnen vergroten door hun intellectuele-eigendomsrechtenportefeuille door te lichten aan de hand van het volgende proces in drie stappen.

Stap 1: controleer uw IE-dossiers en -gegevens op nauwkeurigheid

De gegevens in uw IE-portefeuille moeten nauwkeurig en up-to-date zijn, anders kan blijken dat u niet de rechten bezit die u denkt te bezitten. Als u nu de tijd neemt om uw IE-portefeuille op te schonen, bij te werken en te rationaliseren, kunt u op de lange termijn zowel tijd als geld besparen omdat onvolledigheden in de gegevens aan het licht zullen komen.

De mate waarin ondernemingen scherp zijn op het bijhouden van hun IE-rechten kan aanzienlijk variëren. Alleen als een bedrijf consequent oog heeft voor haar IE portefeuille dan zijn de belangen goed gedekt. Als rechten echter niet up-to-date zijn gehouden, lopen bedrijven mogelijk een risico wat de geldigheid en afdwingbaarheid van haar registraties betreft. 

Het bijwerken van gegevens is een tijdrovend en soms duur proces; gelukkig zijn er stappen die bedrijven kunnen en moeten volgen om het proces soepel te laten verlopen en de druk op hun interne middelen tot een minimum te beperken. Om dit te bereiken, zou de audit idealiter een antwoord moeten geven op de volgende vragen in verband met de intellectuele-eigendomsrechten die worden verworven:

Welke entiteit is precies geregistreerd als de eigenaar van elk recht?

• Wat is de status?
• Zijn de rechten geldig?
• Zijn er licenties op rechten van kracht en geregistreerd?
• Zijn op de rechten lasten of andere zekerheden geregistreerd?
• Komen de geregistreerde rechten overeen met de rechten die in het bedrijf worden gebruikt?
• Zijn er niet-geregistreerde rechten?

Als u van tevoren een antwoord op deze vragen hebt, kunt u een effectieve planning maken voor eventuele updates van registraties die nodig zijn. Bekijk voor aanvullende tips en advies de opname van ons webinar over IE-dossiers.

Stap 2: Audit uw IE-portefeuille op waarde - en efficiëntie

De volgende stap van een IE-audit moet zijn om de waarde van uw portefeuille af te wegen tegen de kosten die gemoeid zijn met de groei en instandhouding van de IE-rechten die erin zijn opgenomen. Dit helpt om bijvoorbeeld octrooi- en merknaam registraties op te sporen die worden verlengd ondanks het feit dat ze nooit worden gebruikt, evenals lacunes in de bescherming, waaraan een bedrijf blootgesteld kan worden.

Om dit deel van de audit uit te voeren, bevelen wij aan:

• Het herzien van uw IP-strategie om ervoor te zorgen dat deze rekening houdt met uw strategische bedrijfsdoelstellingen;
• Het prioriteren van uw IP-rechten (bv. tussen 'core' en 'non-core'), en markten (landen en goederen/diensten) op basis van de huidige branding/R&D-strategie en toekomstplannen;
• Controle van licentie- en royaltyovereenkomsten om ervoor te zorgen dat de rechten correct zijn gehandhaafd en de inkomsten zijn ontvangen; en
• Onderzoeken of het mogelijk is om verdere kostenbesparingen te realiseren door uw IE-portefeuille bij één leverancier te consolideren.

Nu het Verenigd Koninkrijk uit de EU is gestapt, is dit ook een goed moment om een laatste controle uit te voeren van de gekloonde Britse registraties en hangende aanvragen, en om plannen te maken voor komende deadlines. Lees voor specifieke richtlijnen onze veelgestelde vragen over de Brexit.

Stap 3: Zorg voor een tijdschema voor regelmatige IE-gezondheidscontroles

Het uitvoeren van een IP-audit is slechts de eerste stap in wat een regelmatig programma van portfoliobeoordeling zou moeten zijn. Door met regelmatige tussenpozen audits uit te voeren (idealiter ten minste om de zes maanden), kunt u ervoor zorgen dat uw portefeuille blijft evolueren met uw bedrijf  en kunt u in de toekomst ook extra besparingen vaststellen, bijvoorbeeld door:

• Registraties samen te voegen;
• Mogelijk dubbele (lokale) registraties te laten vervallen;
• niet-geëxploiteerde rechten te identificeren die kunnen worden verkocht, in licentie gegeven of laten vervallen; en
• IP-beheer te centraliseren.

Onze ervaring is dat deze laatste stap ook van cruciaal belang is om het totaaloverzicht te krijgen dat IE-professionals nodig hebben om tijdig en efficiënt uw belangen te behartigen. Lees meer over dit onderwerp in ons artikel 'De moderne merkenafdeling inrichten'.

Voorbereiden op toekomstige uitdagingen

Hoewel het belangrijk is om de IP-rechten die reeds in uw bedrijf bestaan, te inventariseren, te beschermen en te handhaven, is het net zo belangrijk om de rechten en gebieden te inventariseren die in de toekomst belangrijk zullen worden. Als u volgend jaar moet bezuinigen en niet weet waar u moet beginnen, is een audit ook de perfecte gelegenheid om een op risico's gebaseerde onderhouds-/afstandsstrategie op te zetten om de creatie van intellectuele-eigendomsrechten en de betaling van annuïteiten (voor octrooien) te stimuleren.

Novagraaf voert regelmatig IP-audits uit voor haar klanten, om hen te helpen de efficiëntie van hun rechten te beoordelen, hiaten in de dekking te identificeren en gebieden aan te wijzen waar kosten kunnen worden bespaard. Kom meer te weten over onze service en methodologie door onze whitepaper "Best practices in trademark auditing: a practical guide" (in het Engels) te downloaden, door hieronder contact met ons op te nemen, of door met uw Novagraaf consultant te spreken.