Goede voornemens: begin het jaar goed met een audit van uw IE-portfolio
Het is bijna 2020, en met het aanstaande nieuwe jaar is er de belofte van een nieuwe start. Een goed moment om haalbare doelen te stellen, iets waar een audit van uw IE-portfolio u bij kan helpen. Een gedegen audit van uw intellectueel eigendom kan immers hiaten in de bescherming van uw IE-rechten aan het licht brengen. Daarnaast kunt u door het stroomlijnen van uw portfolio u uw rechten optimaliseren en wellicht ook kosten besparen. Wij hebben dit proces opgedeeld in drie overzichtelijke stappen.
Stap 1: Controleer op juistheid
De gegevens in uw IE-portfolio dienen juist te zijn; er dient geen misverstand te kunnen ontstaan over de juiste houder van uw IE-rechten. Onduidelijkheid over de houder kan er in sommige gevallen toe leiden dat uw rechten vervallen.
Zoals wij al eerder hebben beschreven in dit Engelstalige artikel, bestaan er grote verschillen in de manier waarop bedrijven te werk gaan bij het beheer van hun intellectueel eigendom. Het up-to-date houden van de administratie kan een tijdrovend proces zijn, omdat dit afhankelijk is van de juistheid van de gegevens in de bestaande administratie en de verschillende registratiesystemen in verschillende jurisdicties. Om het proces te vereenvoudigen, raden we u aan de volgende vragen te beantwoorden:
- Welke entiteit is geregistreerd als houder van de rechten?
- Wat is de status van uw rechten?
- Is bescherming nog steeds van belang?
- Zijn er licenties van toepassing en geregistreerd met betrekking tot de rechten?
- Zijn er bezwaren of andere belangen met betrekking tot de rechten?
- Komen de geregistreerde rechten overeen met de rechten die in de sector worden gebruikt?
- Is er sprake van ongeregistreerde rechten?
Met het antwoord op deze vragen krijgt u inzichtelijk welke acties moeten worden ondernomen om uw administratie te actualiseren.
Stap 2: Controleer op waarde en efficiëntie
De volgende stap van de IE-audit is het bepalen van de waarde van uw portfolio, afgezet tegen de kosten van uitbreiding en beheer van de IE-rechten in uw portfolio. Het kan bijvoorbeeld nuttig zijn om na te gaan welke merkrechten worden vernieuwd, terwijl die merkrechten in feite niet meer relevant zijn voor uw onderneming. Ook is het van belang te controleren of sprake is van hiaten in de bescherming die uw onderneming kwetsbaar kunnen maken. Van belang bij deze stap is:
- Evalueer uw IE-strategie om er zeker van te zijn dat in uw strategie rekening wordt gehouden met uw ondernemingsdoelstellingen;
- Prioriteer uw IE-rechten (maak bijvoorbeeld onderscheid tussen kernactiviteiten en niet-kernactiviteiten) en markten (landen en waren/diensten) op basis van uw huidige branding- en R&D-strategie en plannen voor de toekomst;
- Controleer licentieovereenkomsten om er zeker van te zijn dat de rechten op juiste wijze worden beheerd en de afgesproken opbrengsten worden ontvangen; en
- Evalueer uw leverancierslijst om na te gaan of het mogelijk is verdere kostenbesparingen te realiseren, bijvoorbeeld door handhaving van uw IE-portfolio bij één dienstverlener.
Stap 3: Plan regelmatige controles
Door regelmatig audits uit te voeren (bij voorkeur ieder half jaar) kunt u ervoor zorgen dat uw portfolio meegroeit met uw onderneming en kunt u mogelijk extra besparen, bijvoorbeeld door:
- Het verrichten van nieuwe registraties waarin waren en diensten van bestaande registraties worden samengevoegd;
- Het laten vervallen van eventuele dubbele (lokale) registraties; en
- Het identificeren van niet-geëxploiteerde IE-rechten die kunnen worden verkocht, in licentie kunnen worden gegeven of kunnen vervallen.
Toekomstige uitdagingen
Behalve dat het in kaart brengen, beschermen en handhaven van de bestaande IE-rechten van uw onderneming belangrijk is, is het minstens zo belangrijk om na te gaan welke rechten en gebieden in de toekomst aandacht verdienen. Voor een overzicht van toekomstige uitdagingen en belangrijke geografische gebieden, alsook aanvullend advies over het formuleren van een merkstrategie die past bij de toekomst van uw onderneming, verwijzen wij naar ons (Engelstalige) artikel: "Best practices in trademark management: setting the strategy". Hierin leest u ook meer over verschillende benaderingswijzen van IE-beheer waarbij onder meer een vergelijking wordt gemaakt tussen beheer in de eigen onderneming of het extern beheer door Novagraaf.
Meer informatie
Novagraaf voert dagelijks voor haar klanten IE-audits uit om hen te helpen bij het beoordelen van hun IE-portfolio, het opsporen van hiaten in de bescherming van hun rechten en het signaleren van mogelijke kostenbesparingen. Meer informatie over deze service en onze methodologie is te vinden in ons (Engelstalige) artikel "Know what you own: Adding value to trademark audits".