Gestion des annuités de brevets en cas de crise

Dans notre webinaire sur la gestion des brevets en ces temps difficiles, Cédric Gaspoz, de Novagraaf, a donné des conseils pour réduire les coûts et améliorer l'efficacité des annuités de brevets. Nous résumons ici les conseils et les outils abordés.

Il est clair que l'environnement actuel n'est pas le même pour les titulaires de droits de Propriété Intellectuelle. Les brevets sont abandonnés à un rythme beaucoup plus élevé, ce qui reflète à la fois la pression interne sur les budgets et un manque d'optimisme plus large quant à la croissance des entreprises et même à leur survie en ces temps de COVID-19. Étant donné que les annuités peuvent représenter un pourcentage important des budgets de brevets des entreprises - dans certains cas jusqu'à 50-75% du budget - il est crucial de mettre en place une stratégie claire d'abandon et de renouvellement si vous voulez gérer efficacement les coûts, mais par où commencer ? Dans notre webinaire du 7 mai, nous avons partagé les meilleures pratiques sur la manière d'entamer le processus de mise en place d'une stratégie de gestion efficace du renouvellement des brevets, notamment :

• Être organisé : Auditer ce que vous possédez et utilisez, puis établir un budget clair et précis;
• Définir une stratégie : Aligner les décisions en matière de PI sur des objectifs commerciaux plus larges - à court et à long terme ;
• Rationnaliser les paiements : Profiter des avantages de la consolidation et de l'automatisation à travers la technologie.

Être organisé

Les clients nous demandent souvent quel devrait être le pourcentage typique du budget alloué aux annuités. Répondre à cette question n'est pas facile, car elle est différente pour chaque entreprise, en fonction de plusieurs facteurs, explique Cédric Gaspoz, directeur des services de gestion de portefeuille brevets chez Novagraaf. Il a donné comme exemple un client qui a déposé plus de 30.000 demandes de brevet dans le monde entier au cours des quatre dernières années. Ces brevets sont très jeunes et, par conséquent, la plupart d'entre eux n'avaient pas d’annuités à payer, ce qui signifie que leur budget de rente est très faible par rapport au coût global du portefeuille : probablement moins de 10% de leur budget à l'heure actuelle.

En comparaison, une entreprise plus mature avec un large portefeuille de brevets délivrés, avec seulement quelques nouvelles innovations par an, aura un coût annuel beaucoup plus élevé pour les annuités : jusqu'à 50-70% de leur budget total. Il n'existe donc pas de pourcentage type à utiliser comme référence pour déterminer ce que vous devez ou ne devez pas dépenser. Toutefois, si vous êtes sous pression pour réduire votre budget, vous devez prendre certaines mesures, que vous cherchiez à justifier (et à conserver) ce budget ou à élaborer une stratégie d'abandon efficace pour le réduire.

1. Identifier ce que vous possédez

Comme nous l'avons exposé dans un article précédent, un exercice de réduction budgétaire peut fournir l'occasion, souvent nécessaire, de procéder à un audit approfondi des portefeuilles de brevets et des paiements d’annuités. Non seulement il pourrait être envisageable de procéder à certaines réductions initiales sans que cela n'ait d'incidence sur l'ensemble des risques, mais un tel exercice placerait également les conseils en PI dans une position favorable lorsqu'ils discutent des budgets en général. Il est donc important de connaître l’étendue des droits que vous possédez si vous voulez être en mesure de justifier leur coût. Un audit des données sur les brevets est clairement la première étape cruciale : Non seulement pour évaluer les droits que vous possédez et sur quels territoires, mais aussi en ce qui concerne l'intégrité de ces données. Par exemple, les droits sont-ils exacts et valables : Le propriétaire et son statut sont-ils à jour ?

L'analyse des données aidera également à établir un budget et à prévoir les activités futures, et éclairera toute stratégie de maintenance et d'abandon. Les portefeuilles de brevets comprennent généralement des groupes de brevets ayant des objectifs différents et certains de ces ensembles seront plus faciles à réduire que d'autres. Il est clair que les droits de brevet qui protègent et soutiennent les innovations fondamentales doivent être sauvegardés. Il devrait en être de même pour ceux qui permettent à l'entreprise de gagner de l'argent, par exemple par le biais de licences ou de la protection des pièces de rechange. D'autres groupes de brevets (par exemple, la protection des produits non essentiels ou les marchés non essentiels) peuvent être abandonnés plus vigoureusement. (Pour plus de détails, veuillez lire notre article "Annuités de brevet : que faut-il renouveler et quand ?").

2. Budgétiser en conséquence

Prenant comme exemple un brevet moyen avec 13 revendications, Cédric a expliqué dans le webinaire que l'équipe a pu constater, à partir de son analyse, que les 10 premières années de paiement des annuités représentent une faible proportion du coût total dans la plupart des pays (entre 10 et 30 %). Ce pourcentage augmente considérablement entre la 11e et la 15e année dans la plupart des pays, puis augmente à nouveau de manière significative au cours des cinq dernières années, ce qui représente le coût le plus élevé dans tous les pays analysés.

Par conséquent, si les budgets doivent être réduits, il est recommandé de commencer par examiner tous les cas à partir de la dixième année, car c'est à ce moment là que vous pouvez réellement commencer à faire des économies.

3. Utiliser la bonne technologie

Les services modernes d'annuités des brevets devraient fournir aux titulaires de PI les données et les informations dont ils ont besoin pour suivre leurs actifs de manière globale, afin de prendre des décisions en temps utile, de suivre les dépenses et de prévoir les coûts futurs.

Le portail Novagraaf Patent Annuities, construit sur Force.com, dispose d'un tableau de bord financier qui présente le coûts annuels et permet d’établir des budgets et prévisions très facilement,  et de tableaux de bord pour suivre l'état actuel du portefeuille ; par exemple, les brevets délivrés, et les droits déposés, abandonnés, expirés, ainsi que les cas par pays, le numéro de l'annuité (afin que vous puissiez voir l'âge moyen de votre portefeuille), et le type de cas (brevet, design, modèle d'utilité, etc.).

Les tableaux de bord ont été spécialement conçus pour aider les titulaires de brevets à gérer leurs coûts de manière proactive, notamment en prenant la décision de renouveler leur brevet en fonction de l'âge (par exemple entre 11 et 15 ans ou entre 16 et 20 ans) ou de trier les cas en fonction du coût du renouvellement. Par exemple, Cédric a expliqué que si vous effectuez un audit de votre portefeuille dans le but exprès de réaliser des économies, vous pouvez choisir de ne pas voir les brevets dont le coût de renouvellement est inférieur à un certain montant, étant donné qu'il peut être plus rapide et plus rentable de simplement les renouveler tous. Vous pouvez plutôt filtrer par âge ou par coût prévisionnel afin de vous concentrer spécifiquement sur ceux qui vous obligent à examiner les droits ou la famille de droits plus en détail afin de prendre une décision éclairée sur le renouvellement ou non.

Comme le système est relié à notre propre base de données et à celles des différents offices des brevets, il fonctionne également comme un outil de gestion du portefeuille de PI, en stockant toute la documentation pertinente en un seul endroit, et en permettant à l'utilisateur d'envoyer des instructions individuelles et par lots pour les renouvellements.

Mise en route

Bien sûr, personne ne veut perdre son budget, mais si une entreprise doit se serrer la ceinture, tous les membres de l'entreprise doivent examiner attentivement leurs dépenses actuelles pour voir ce qu'ils peuvent faire. Étant donné que les réductions forcées et prises à la hâte peuvent souvent s'avérer plus coûteuses à long terme, il est logique de prendre maintenant du temps, du recul et d'évaluer les portefeuilles de manière structurée et informée.

Pour en savoir plus sur les services et le portail de Novagraaf sur les annuités de brevet, ou pour demander un devis, veuillez consulter notre description de service ou nous contacter ci-dessous.