Smart IP : comment gérer efficacement votre portefeuille de PI

Pour parvenir à une gestion efficace du portefeuille de PI, il ne suffit pas d'avoir accès à la technologie et aux outils appropriés. Les entreprises et les services de propriété intellectuelle doivent également réfléchir à la manière dont ils abordent leurs tâches quotidiennes en matière de PI, comme l'explique Vanessa Harrow, Directrice Marques - Novagraaf UK.

L'époque, où ceux qui passaient le plus d'heures au bureau étaient considérés comme les plus performants, est révolue. Alors que le présentéisme était autrefois applaudi, l'accent est désormais mis sur la productivité. La pandémie a mis davantage en avant les efforts à fournir pour atteindre cet insaisissable équilibre entre vie professionnelle et vie privée. En effet, les employés recherchent des rôles plus flexibles ou à temps partiel et les employeurs cherchent des moyens de se différencier sur un marché compétitif.

Plus de 3 300 travailleurs de 70 entreprises britanniques, allant de petits cabinets de conseil à de grandes sociétés financières, participent actuellement au plus grand essai au monde de semaine de travail plus courte, les employés travaillant une semaine de quatre jours sans perte de salaire. Au même moment, le coût de la vie et l'inflation continuent d'augmenter, ce qui pèse de plus en plus sur les budgets et sur les ressources. Les particuliers, comme les entreprises, sont contraints de faire plus avec moins.

Si vous avez déjà l'impression de ne pas avoir assez d'heures dans la journée, comment trouver le temps de prendre du recul pour réévaluer votre façon de travailler ? Notre récent webinaire a abordé de manière générale la façon dont la "PI intelligente" peut faire gagner du temps et de l'argent à des services de PI débordés, grâce à la technologie et à des processus et solutions technologiques. Nous abordons ici plus en détail comment faire de cette aspiration une réalité.

Comment travailler plus intelligemment ?

1. Accédez à la technologie et aux outils appropriés

Une première étape importante est de parler à votre fournisseur de PI pour vous assurer que vous avez accès aux outils de gestion et que vous puissiez les utiliser. Chez Novagraaf, par exemple, les clients peuvent utiliser EasyIP, notre portail web facile à utiliser qui offre aux clients un point d'accès unique pour tous leurs besoins en matière de gestion et d'information sur le portefeuille de marques. 

Grâce à un tableau de bord unique, les clients peuvent accéder immédiatement à une vue d'ensemble de leurs droits enregistrés, y compris les marques protégées et la liste des produits et services qu’elles désignent. Ils peuvent rapidement visualiser des rapports (tels que le rapport d'analyse des lacunes, qui identifie toute faille dans la protection), vérifier les prochaines échéances de renouvellement de surveillance et également donner des instructions à Novagraaf via le portail.

EasyIP est un excellent exemple de la manière dont la technologie peut faciliter le travail à distance. Il centralise les documents et la correspondance sur une plateforme unique, fournit des aperçus en temps réel pour accélérer la prise de décision et est disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 sur plusieurs appareils.

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1. Intégrer l'efficacité et l'automatisation dans vos méthodes de travail

Bien entendu, la Smart IP est bien plus qu'un simple accès à un outil de gestion de portefeuille de PI tel qu'EasyIP ; c'est aussi une façon de travailler. Il s'agit d'une approche de la gestion de la PI qui vous permet d'exploiter le potentiel gain d'efficacité et de réduction des coûts sans compromettre votre stratégie de protection et de mise en application des droits. Qu'est-ce que cela signifie en pratique ?

La PI intelligente peut s'appliquer à l'ensemble du cycle de vie des droits de PI, mais pour vous donner quelques exemples du point de vue des marques, elle peut (et doit) impliquer les éléments suivants :

• Recherche intelligente

La recherche de disponibilité des marques est l'une des étapes les plus importantes du développement d'une marque ou d'un produit. Elle est recommandée lors de la création d'une nouvelle marque ou de l'extension d'une marque existante à un nouveau marché (géographique ou autre). S'il peut être tentant d'éviter les recherches pour économiser du budget, c'est indéniablement une fausse économie. C'est une perte de temps et d'argent que de déposer une marque qui pourrait finalement être refusée et qu’il y ait ainsi le risque coûteux d'un litige ou d'un changement de marque forcé.

Heureusement, les premiers stades de la recherche offrent l'occasion idéale d'appliquer la Smart IP. Il est possible d'entreprendre des recherches identiques, relativement rapides et peu coûteuses, grâce à l'utilisation appropriée de la technologie et de l'automatisation. Bien que ces recherches rapides ne soient pas adaptées à la validation complète d'une marque en vue de son utilisation et de son enregistrement, elles peuvent jouer un rôle essentiel pour réduire une longue liste initiale de noms en une liste restreinte plus ciblée pour des recherches complètes.

Avec les progrès de l'automatisation et de la technologie, il pourrait même devenir possible d'entreprendre une analyse de risque plus complète à l'avenir. En tant que société du groupe Questel, Novagraaf est parfaitement positionnée pour garantir que les clients aient non seulement accès à de tels services, mais aussi qu’ils puissent bénéficier de la combinaison de la technologie de recherche Markify de Questel avec les services juridiques et de conseil de haute qualité de Novagraaf.

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• Un dépôt intelligent

Une fois que vous avez choisi votre/vos marque(s), l'étape suivante consiste à en assurer la protection : Comment pouvez-vous y parvenir de manière stratégique et rentable ?

• Utilisez la période de priorité pour protéger les éléments de marque appropriés : En fonction de vos besoins, cela peut inclure tous les actifs de la marque ou seulement ceux qui ne sont pas susceptibles de changer à court ou moyen terme. L'apport d'un conseil peut être précieux pour décider de ce qu'il faut protéger - et quand.
• Comprenez les limites de la technologie : Bien que certaines IPO proposent désormais des outils en ligne d’aide à la rédaction de libellé de produits et services liés aux marques, atteindre le bon niveau de protection n'est pas chose aisée. En général, la rédaction d'un libellé de produits et services nécessite une compréhension plus sophistiquée de la terminologie et des nuances que ce que ces plateformes peuvent actuellement fournir. Le soutien d'un conseil en propriété industrielle peut aider les propriétaires de marques à filtrer rapidement le bruit pour obtenir la bonne couverture.
• Employez la technologie là où elle peut être utile : Un exemple notable est le passage au dépôt en ligne. Dans certaines juridictions, comme au Royaume-Uni, une réduction est appliquée aux taxes officielles pour les demandes en ligne. Les systèmes de gestion de la PI, tels que EasyIP, peuvent également générer des gains de temps considérables pour les clients. Par exemple, en réduisant les tâches administratives de routine ainsi que la correspondance papier/courriel en permettant aux clients de suivre l'état d'avancement des dossiers par voie numérique : des mises à jour à chaque étape de la demande sont disponibles, les certificats d'enregistrement officiels étant également hébergés sur la plateforme.

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• Maintenance intelligente

Faites des économies en rationalisant les tâches quotidiennes. Plutôt que de vous contenter de renouveler les enregistrements, l'automatisation et la technologie peuvent vous permettre de passer rapidement en revue votre portefeuille et évaluer si les enregistrements offrent toujours le bon niveau de couverture, s'ils doivent être renouvelés, s'ils peuvent être consolidés avec d'autres droits ou si, en fin de compte, il vaut mieux les abandonner.

Par exemple, Novagraaf fournit un aperçu utile de toutes les échéances de renouvellement à venir dans EasyIP. Le portail fournit aux clients un aperçu clair des droits devant être renouvelés, de l'étendue de ces droits, de la date limite et du coût anticipé du renouvellement. Les conseils peuvent également ajouter des recommandations concernant la nécessité de renouveler l'enregistrement, et les clients peuvent donner des instructions en cliquant sur un bouton dans le portail. 

L'un des meilleurs moyens de tirer parti de la maintenance intelligente consiste, pour les titulaires de droits de PI, à confier la gestion de leur portefeuille à un seul Conseil. Cela signifie, le dépôt, le renouvellement et l’exécution, ce qui vous permettra d’atteindre l'équilibre entre l'automatisation et la technologie et le jugement humain qui est si essentiel à la PI intelligente.  Non seulement vous disposerez d'une source unique de données, mais le Conseil que vous aurez choisi sera parfaitement au courant de toutes les considérations relatives à votre stratégie commerciale et juridique. La centralisation du portefeuille permet également de réaliser d'importantes économies de temps et d'argent, car vous n'avez à traiter qu'avec un seul contact plutôt que d'avoir le portefeuille réparti entre plusieurs fournisseurs.

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• Une application intelligente

L'application intelligente des droits comporte deux éléments principaux : la surveillance et la mise ne application.

Il existe de nombreux outils permettant de surveiller les demandes de marques et de noms de domaine émanant de tiers, ainsi que des outils de protection des marques sur l'utilisation des marques sur le marché. Toutefois, si vous vous fiez à des outils de surveillance entièrement automatisés, vous risquez d'être submergé par des milliers de résultats à filtrer et à évaluer. C'est pourquoi Novagraaf favorise une approche hybride avec notre Smart Monitoring pour la surveillance des marques et des noms de domaines et du marché. Au nom de nos clients, nous effectuons la première étape importante consistant à filtrer les résultats, de sorte que les clients ne voient que les occurrences présentant un réel intérêt commercial et pour lesquelles leur contribution ou leurs instructions sont requises. 

Une approche hybride similaire peut également être appliquée en matière de mise en application et de défense des droits. L’envoi automatique de lettres de mise en demeure peut se retourner contre vous et avoir des mauvaises répercussions sur vos relations publiques. Elles ont souvent une approche très agressive et ne tiennent pas compte des nuances ou des réalités commerciales de chaque cas spécifique. En utilisant une approche hybride, les premières étapes de la mise en application et de la défense de vos droits peuvent être automatisées selon une stratégie convenue, permettant une action rationalisée qui évite les pièges et les risques associés à une application entièrement automatisée. 

De plus en plus d'entreprises explorent également l'utilisation de contrats intelligents (accords numériques auto-exécutoires) pour gagner du temps et de l'argent. Les contrats de PI applicables comprennent les accords de licence, les accords de coexistence et les contrats de cession. Même les entreprises qui n'ont pas suffisamment de contrats pour justifier l'utilisation de contrats intelligents peuvent prendre des mesures pour automatiser et rationaliser leur gestion. Par exemple, les Conseils en PI peuvent aider à revoir les contrats pour supprimer les clauses passe-partout inutiles et encombrantes et laisser des modèles qui peuvent facilement être modifiés et mis en œuvre dans la plupart des situations. Bien qu'il ne s'agisse pas d'une automatisation complète, cette démarche peut néanmoins permettre de réaliser d'importantes économies.

Propriété intellectuelle intelligente : l'application de la technologie par la conception

La propriété intellectuelle intelligente n'est pas seulement une question de technologie intelligente, c'est aussi une question d'êtres humains intelligents. Jusqu'à ce que l'automatisation et la technologie progressent au point de pouvoir être utilisées seules, le soutien d'humains intelligents reste essentiel. En d'autres termes, la PI intelligente consiste à gérer votre portefeuille de manière à utiliser l'automatisation et la technologie au bon moment, mais aussi à surmonter leurs limites.

Chez Novagraaf, le parcours du client est au cœur du développement de tous nos services. Nous cherchons continuellement à trouver et à développer des solutions technologiques qui permettent à nos clients de profiter des avantages de la gestion intelligente en combinant l'automatisation et la technologie avec des services juridiques et de conseil de haute qualité.

Si vous souhaitez savoir comment Smart IP peut vous aider, vous ou votre entreprise, contactez-nous pour discuter de nos solutions sur mesure. Si vous l'avez manqué, vous pouvez également regarder notre webinaire sur la Smart IP où nous abordons le sujet de l'application intelligente de la loi plus en détail. 

Vanessa Harrow est Directrice Marques - Novagraaf UK.