Est-il temps de rationaliser votre portefeuille de noms de domaine ?

La gestion des noms de domaine est généralement assurée en dehors du Département de Propriété Intellectuelle (PI), par des équipes du Marketing ou de l’Informatique. Ces Départements ont peut-être été sensibilisés à la nécessité de consulter l'équipe PI dans le cadre de la stratégie d'enregistrement des noms de domaine, mais qu'en est-il des décisions concernant la maintenance de ces derniers, les lacunes en matière de protection ou les décisions d’abandon des domaines enregistrés ?

Nous avons discuté par le passé de la nécessité de vérifier la valeur et l'efficacité des portefeuilles de marques d’une entreprise, afin de s'assurer qu’ils reflètent et appuient avec exactitude sa stratégie commerciale actuelle et future. Cependant, les droits de PI ne se limitent pas aux marques utilisées dans le monde physique : les noms de sociétés et de produits doivent également être protégés de manière proactive sur le Web.

En effet, étant donné le rôle de plus en plus important que joue Internet dans notre vie quotidienne, la gestion ciblée des noms de domaine est sans doute tout aussi importante pour le succès des stratégies de protection et de croissance des entreprises que la gestion de leurs marques. Pour cette raison, nous recommandons que les entreprises envisagent de mettre en œuvre les mêmes stratégies de gestion et de protection pour leurs noms de domaine que celles utilisées pour leurs marques.

Étre au clair avec ce que l’on a

Comme les professionnels de la PI ne le savent que trop bien, une planification minutieuse est cruciale lorsqu'il s'agit de l'enregistrement et de la protection continue des actifs incorporels d'une entreprise. Pourtant, peu d'entreprises ont établi une stratégie claire et cohérente pour l'enregistrement et le renouvellement de leurs noms de domaine. En ce sens, la première étape pour toute entreprise devrait être d'évaluer ce qui a déjà été enregistré, à la lumière du portefeuille de marques de l'entreprise - par exemple, en liant les enregistrements de noms de domaine aux marques et aux gammes de produits, afin d'évaluer si :

• les noms de domaine reflètent fidèlement les noms de marque et les marques déposées y associées ;
• il y a des lacunes dans la couverture Internet (par exemple, les marques principales, les gammes de produits ou les marques de commerce qui n'ont pas d'enregistrements de noms de domaine équivalents) ;
• les enregistrements de noms de domaine sont maintenus pour les produits ou les marques de commerce qui ne sont plus utilisés (en gardant à l'esprit qu'il peut y avoir de bonnes raisons de le faire) ; et
• il existe une cohérence dans les registres utilisés pour l'enregistrement des noms de domaine de l'entreprise (par exemple, en termes de choix entre les enregistrements de premier niveau (gTLD) ou de code pays (ccTLD)).

D'après notre expérience, il est préférable qu'un tel exercice soit entrepris par un professionnel de la PI en collaboration avec un spécialiste du marketing, ou par un professionnel de la PI possédant des connaissances spécialisées en marketing.

Rationaliser les actifs

L'enregistrement d'un nom de domaine peut ne pas représenter une dépense importante lorsqu'il est évalué individuellement, mais avec tout un portefeuille, la dépense sera toute autre. Même dans le cas peu probable où les budgets ne seraient pas limités, il est néanmoins judicieux de rationaliser un portefeuille de noms de domaine afin d’en réduire les coûts et de maximiser la protection. L'exercice facilite également les futurs efforts de budgétisation, qu'il s'agisse de nouveaux enregistrements ou de renouvellements.

L'objectif ultime de toute vérification est de mettre sur pieds un portefeuille qui crée de la valeur pour une entreprise. Pour y parvenir, Novagraaf utilise un processus en trois étapes qui analyse les actifs existants afin d'identifier les risques et les opportunités, fournit les résultats d'une manière accessible à toute l'entreprise et conçoit une stratégie de mise en œuvre qui s'attaque aux vulnérabilités identifiées.

Étape 1 : Analyse

Ici, nous capturons une image précise des enregistrements de noms de domaine d'une entreprise pour établir des modèles clés ; par exemple, certains gTLD ou ccTLD sont-ils plus populaires que d'autres ? Certaines marques sont-elles mieux protégées ? Certains actifs de marque sont-ils couverts par l'enregistrement d'un nom de domaine ? Existe-t-il des enregistrements de noms de domaine actifs mais peu utilisés ?

Étape 2 : Coordination

Nous comprenons que les décisions relatives à l'enregistrement et au maintien des noms de domaine ne relèvent pas de la seule responsabilité du Département de PI. C'est pourquoi nous livrons toujours nos résultats d'une manière qui implique également les Départements associés, tels que l'Informatique ou le Marketing. Leur participation est particulièrement importante lorsqu'il s'agit de concevoir les futures stratégies d'enregistrement, qui doivent être alignées sur les activités de marketing, si elles veulent réaliser leur potentiel en ligne.

Étape 3 : Mise en œuvre

L'objectif de la dernière étape est de fournir à l'organisation une stratégie claire qui fixe les objectifs et les résultats attendus pour l'année à venir et identifie les priorités d'action lorsque des vulnérabilités ont été identifiées dans le cadre de l'étape de vérification. Bien entendu, la réalisation d'un audit n'est que la première phase de l'élaboration d'une telle stratégie ; les résultats doivent également être analysés et suivis.

Selon le degré d'activité de votre entreprise en termes d'identification et de lutte contre les activités de contrefaçon en ligne ou le cybersquatting, il sera probablement utile de mettre en place un processus de surveillance des noms de domaine, afin de monitorer les droits fondamentaux en ligne, ainsi que de concevoir une stratégie de défense pour établir des priorités d'action. Nous recommandons d'aborder cette question en deux parties :

• La partie 1 définit les noms de domaine nécessaires pour assurer une présence en ligne cohérente et efficace, ainsi que les décisions à prendre concernant l'abandon des enregistrements obsolètes et l'acquisition de nouveaux enregistrements.
• La deuxième partie expose la future stratégie de défense de l'entreprise et ses lignes directrices pour éclairer la prise de décision future à la lumière des situations courantes d'infraction. Par exemple, quels noms de domaine surveiller et quelles mesures prendre lorsque la violation est identifiée ; par exemple, devriez-vous " ignorer ", " surveiller ", " racheter ", " envoyer cesser et s'abstenir ", " entreprendre une action UDRP ", etc.

Ce processus d'audit, de coordination et de mise en œuvre n'est bien sûr jamais définitif, et toute stratégie adoptée doit faire l'objet d'un examen et d'une évaluation réguliers si l'on veut qu'elle évolue pour soutenir l'activité de l’entreprise au fur et à mesure de son évolution.

Pour plus d'informations sur les services de gestion des noms de domaine de Novagraaf, y compris l'audit et la surveillance, veuillez-vous adresser à votre conseil chez Novagraaf ou nous contacter ci-dessous.